Microsoft Purview del 5: Levetidsregler 💾

Microsoft Purview del 5: Dette er del 5 av flere deler som omhandler Microsoft Purview og hvilke verktøy man har tilgjengelig der.

Data lifecycle management i Microsoft Purview: Levetidsregler

Velkommen til del 5 av bloggserien om Microsoft Purview!🔓 I denne delen skal vi dykke ned i Data Lifecycle Management (DLM) og hvordan levetidsregler kan hjelpe deg med å administrere dataene dine effektivt gjennom hele livssyklusen.

Hva er Data Lifecycle Management?

Data Lifecycle Management (DLM) er en strategi for å administrere data fra det øyeblikket de opprettes til de slettes. Målet er å sikre at dataene er tilgjengelige, sikre og i samsvar med regelverk gjennom hele deres livssyklus. Microsoft Purview tilbyr en robust plattform for DLM, som inkluderer funksjoner for dataklassifisering, styring og beskyttelse.

Introduksjon til Levetidsregler

Levetidsregler i Microsoft Purview er en sentral komponent i DLM. Disse reglene lar deg automatisere håndteringen av data basert på deres alder, type og andre kriterier. Ved å bruke levetidsregler kan du:

• Automatisere dataarkivering: Flytt eldre data til arkivlagring for å redusere kostnader og frigjøre plass.
• Slette utdaterte data: Fjern data som ikke lenger er nødvendige for å redusere risikoen for datalekkasjer og overholdelse av regelverk.
• Beholde viktige data: Sikre at kritiske data oppbevares i henhold til juridiske og forretningsmessige krav.

Hvordan Opprette Levetidsregler i Microsoft Purview

Å opprette levetidsregler i Microsoft Purview er en enkel prosess. Her er en trinnvis guide:

• Naviger til Data Lifecycle Management: Gå til Microsoft Purview-portalen og velg “Data Lifecycle Management” fra menyen.
• Opprett en ny regel: Klikk på “Policies” og velg “Retention Policies”.
• Definer kriterier: Angi kriteriene for regelen, som datotype, alder og andre relevante parametere.
• Konfigurer handlinger: Velg hvilke handlinger som skal utføres når kriteriene er oppfylt, som å flytte data til arkivlagring eller slette dem.
• Aktiver regelen: Lagre og aktiver regelen for å begynne å administrere dataene dine automatisk.

Et eksempel på en levetidsregel (som er veldig aktuell i disse dager, se tidligere bloggpost: Viva Engage. ) Skjermbildet kan være litt forvirrende da Yammer navnet enda henger igjen flere steder hos Microsoft, men denne regelen treffer altså Viva Engage poster og kommentarer som ikke er editert siste 5 år.

Fordeler med Levetidsregler

Implementering av levetidsregler i Microsoft Purview gir flere fordeler:

• Kostnadsbesparelser: Reduser lagringskostnader ved å flytte eldre data til billigere lagringsalternativer.
• Forbedret sikkerhet: Minimer risikoen for datalekkasjer ved å slette utdaterte data. Ved å holde datamengden nede får man bedre kontroll, oversikt og bedre datakvalitet.
• Overholdelse av regelverk: Sikre at dataene dine oppbevares i samsvar med juridiske krav og interne retningslinjer.

Nice to know

Levetidsregler fokuserer på data og innhold. For eksempel i et Team i Teams kan du sette levetid på kanalsamtaler og innhold men ikke på selve teamet. Om du ønsker å automatisere sletting av Team i Teams som ikke er aktive gjøres dette ved å sette utløpspolicy på Microsoft 365 grupper. Eier av Teamet mottar varsel om fornyelse. Når Teameiere (Her anbefales minimum 2 Team eiere pr. Team) mottar varselet, kan de velge “forny nå” i teaminnstillingene for å fornye teamet. Om Teamet ikke har en eller flere eiere kan man sette opp en e-post adresse som får disse varslene.

Utløpspolicy (Expiration Policy)

• Automatisk opprydding: Microsoft 365-gruppeutløpspolicyen kan automatisk rydde opp i ubrukte team. Når en utløpspolicy er satt opp, vil teameiere motta varsler om fornyelse 30 dager, 15 dager og 1 dag før teamets utløpsdato.
• Fornyelse: Teameiere kan fornye teamet ved å velge “Forny nå” i teaminnstillingene. Hvis teamet ikke fornyes og det ikke er noen aktivitet, vil teamet bli satt i en “myk-slettet” tilstand, som betyr at det kan gjenopprettes innen 30 dager.
• Automatisk fornyelse: Hvis et team har minst ett kanalbesøk fra et medlem før utløpsdatoen, vil det automatisk bli fornyet uten manuell inngripen.

DLM i Microsoft Purview består av mange elementer, hovedelementene utover levetidsregler er:

• Adaptiv og statisk omfang: Policyer kan være adaptive, som tilpasser seg endringer i organisasjonen, eller statiske, som er faste.
• Hendelsesbasert oppbevaring: Oppbevaring kan utløses av spesifikke hendelser, som avslutning av et prosjekt eller når en person sier opp i organisasjonen.
• Gjennomgang og godkjenning: Prosess for å gjennomgå og godkjenne sletting av innhold etter at oppbevaringsperioden er utløpt.

Bjørnar & AI