Microsoft Purview del 2: Effektive verktøy for moderne datastyring🔓

Microsoft Purview del 2: Dette er del 2 av flere deler som omhandler Microsoft Purview og hvilke verktøy man har tilgjengelig der.

I denne bloggposten dykker vi ned i to kraftige verktøy i Microsoft Purview: eDiscovery og Content Explorer.

• Disse verktøyene er essensielle for organisasjoner som ønsker å administrere og beskytte sine data effektivt. Vi tar en titt på hvordan eDiscovery kan hjelpe med å finne og bevare relevant informasjon for juridiske saker og undersøkelser, samt hvordan Content Explorer gir innsikt i dataene dine, slik at du kan identifisere og administrere sensitiv informasjon på en sikker måte.

eDiscovery Administrator eDiscovery i Microsoft 365 er et sett med funksjoner designet for å hjelpe med å søke, samle og eksportere data fra Microsoft 365-organisasjoner. Det er en prosess for å identifisere og levere elektronisk informasjon som kan brukes som bevis i rettssaker eller lignende.
En eDiscovery Administrator kan utføre de samme oppgavene som en eDiscovery Manager, som inkluderer bruk av eDiscovery søkeverktøy for å søke i innholdsplasseringer i organisasjonen, og utføre forskjellige søkerelaterte handlinger som forhåndsvisning og eksport av søkeresultater. De kan også opprette og administrere saker i Microsoft Purview eDiscovery (Standard) og Microsoft Purview eDiscovery (Premium), legge til og fjerne medlemmer i en sak, opprette saksbeholdninger, kjøre søk knyttet til en sak, og få tilgang til saksdata. *I tillegg til dette, kan en eDiscovery Administrator:

• Få tilgang til alle saker som er oppført på eDiscovery (Standard) og eDiscovery (Premium) sidene i Compliance Portal.
• Få tilgang til saksdata i eDiscovery (Premium) for enhver sak i organisasjonen.
• Administrere enhver eDiscovery sak etter at de har lagt seg selv til som medlem av saken.
• Fjerne medlemmer fra en eDiscovery sak. Bare en eDiscovery Administrator kan fjerne medlemmer fra en sak.

Eksempel på bruk av eDiscovery rollen La oss si at det er en juridisk sak som involverer en ansatt i organisasjonen din, kalt “Ansatte X”. Du, som eDiscovery Administrator, har fått oppgaven å finne alle e-poster og dokumenter som er relatert til denne saken.

• Opprett en sak: Først vil du opprette en ny sak i eDiscovery-portalen. Du kan gi den et navn som er relevant for undersøkelsen, for eksempel “Sak Ansatte X”.
• Legg til medlemmer: Deretter vil du legge til relevante medlemmer til saken. Dette kan være andre administratorer eller juridiske teammedlemmer som trenger tilgang til saken.
• Opprett en søkeforespørsel: Nå vil du opprette en søkeforespørsel innenfor saken. Du kan bruke nøkkelord, datoer, og spesifisere steder å søke, som postbokser eller OneDrive-kontoer. I dette tilfellet kan du for eksempel søke etter “Ansatte X” i alle e-poster og dokumenter i en bestemt tidsperiode.
• Gjennomgå resultatene: Når søket er fullført, kan du forhåndsvise resultatene direkte i portalen. Du kan også eksportere resultatene for videre analyse.
• Opprett en sakbeholdning: Hvis du finner relevant informasjon, kan du opprette en sakbeholdning for å bevare innholdet i en bestemt tidsperiode. Dette sikrer at dataene ikke blir slettet eller endret mens saken pågår.

Content Explorer Content Explorer i Microsoft Purview er et verktøy som gir deg en oversikt over elementene i organisasjonen din som har en sensitivitetsetikett, en bevaringsetikett eller er klassifisert som en sensitiv informasjonstype. Her er noen av hovedfunksjonene til Content Explorer:

• Den viser et øyeblikksbilde av elementene som har en sensitivitetsetikett, en bevaringsetikett eller har blitt klassifisert som en sensitiv informasjonstype i organisasjonen din.
• Den identifiserer automatisk vanlige typer sensitiv data basert på hundrevis av innebygde datamønstre som personnummer, bankkontoinformasjon eller førerkortnumre.
• Content Explorer viser også hvor disse datatypene er plassert, og du kan til og med bore ned til filen eller e-postmeldingen som inneholder den.
• Du kan bruke Content Explorer til å forbedre ytelsen til egendefinerte trenbare klassifiseringer ved å gi dem mer tilbakemelding.

Her ved søk på en SIT (sensitiv information type) Her ved søk på en sensitivitets etikett

Tilgang til Content Explorer er sterkt begrenset fordi det lar deg lese innholdet i skannede filer. Det er to roller som gir tilgang til Content Explorer, og det gis ved hjelp av Microsoft Purview compliance portal:

• Content Explorer List viewer: Medlemskap i denne rollegruppen lar deg se hvert element og dets plassering i listevisning.
• Content Explorer Content viewer: Medlemskap i denne rollegruppen lar deg se innholdet i hvert element i listen.

Kontoen du bruker for å få tilgang til Content Explorer, må være i en eller begge rollegruppene. Disse er uavhengige rollegrupper og er ikke kumulative. For eksempel, hvis du vil gi en konto muligheten til bare å se elementene og deres plasseringer, tildel Content Explorer List viewer-rettigheter. Hvis du vil at den samme kontoen også skal kunne se innholdet i elementene i listen, tildel Content Explorer Content viewer-rettigheter også. En global administrator kan tildele nødvendig Content Explorer List Viewer og Content Explorer Content Viewer rollegruppemedlemskap.

Bjørnar & AI